Home » Blog » URGENSI PENGELOLAAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN
Advertisement
loading...

Dalam konteks untuk memperlancar kegiatan instansi pemerintah di bidang administrasi kepegawaian, Badan Kepegawaian Negara (BKN) perlu memiliki informasi kepegawaian yang berkualitas. Informasi yang berkualitas akan sangat mendukung dalam proses perencanaan dan pengambilan keputusan di bidang kepegawaian serta implementasinya di lapangan. Untuk itu, data-data kepegawaian pada setiap naskah kepegawaian, sebagai embrio informasi, haruslah berupa data-data yang berkulitas pula. Data-data kepegawaian juga diharuskan senantiasa up to date (akurat) bagi penentuan Manajemen Pegawai Negeri Sipil (MPNS) yang baik, baik di tingkat pusat maupun daerah.

Secara teknis, dengan meningkatnya jumlah arsip kepegawaian yang disimpan dan dikelola dalam tata naskah Badan Kepegawaian Negara, semakin besar pula pekerjaan yang harus dilakukan. Untuk itu, untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip kepegawaian tersebut perlu dilakukan penataan tata naskah secara sistematis. Penataan tata naskah yang baik akan mewujudkan tertib administrasi kepegawaian yang baik pula, sekaligus akan mempermudah dan memperlancar tugas pengelola kepegawaian. Dengan demikian, BKN berkepentingan untuk mewujudkan kegiatan “pengelolaan tata naskah kepegawaian” ini berjalan dengan lancar sesuai target dan sasaran yang telah ditetapkan.

Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi dalam tataran pengelolaan atau penatausahaan administrasi suatu organisasi tidak dapat mengabaikan penataausahan administrasi yang bersifat manual. Hal ini disebabkan setiap model atau media penatausahaan administrasi mempunyai karakteristik, kekuatan dan keterbatasan masing-masing. Dalam hal ini, meskipun pengelolaan administrasi kepegawaian telah menganut model penerapan teknologi informasi (SAPK atau DMS), akan tetapi tata naskah kepegawaian secara manual masih relevan dan dirasakan penting keberadaannya.

Keberadaan tata naskah kepegawaian bukan hanya penting ketika teknologi informasi tidak mampu menyajikan secara cepat dan akurat data-data atau informasi yang diperlukan. Namun, tata naskah juga memiliki nilai guna keuangan, sejarah, hukum dan bahan penelitian/riset. Bahkan, dalam sistem hukum yang berlaku saat ini, keberadaan naskah (kepegawaian) menjadi sangat penting dan dibutuhkan sebagai alat bukti di peradilan. Oleh karenanya, peningkatan pengelolaan tata naskah kepegawaian menjadi urgent untuk dilakukan secara terus menerus.

Permasalahan Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian

Pengelolaan tata naskah kepegawaian telah menjadi domain BKN dan berkembang seiring waktu berkembangnya wewenang BKN dalam mengelola administrasi kepegawaian nasional. Perkembangan pengelolaan tata naskah yang cukup lengkap dan mutakhir dimulai dengan adanya Surat Edaran Kepala BKN Nomor 09 Tahun 1976 yang mewajibkan adanya disiplin pelaporan mutasi dari instansi ke Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN). Kondisi inilah yang selanjutnya menempatkan citra dan apresiasi dari berbagai pihak kepada BKN dikarenakan BKN dianggap memiliki komoditi informasi kepegawaian/tata naskah kepegawaian yang tertib dan teratur.

Sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas data atau informasi kepegawaian yang benar dan akurat telah dilakukan penataan dan penertiban Pegawai Negeri Sipil. Pertama, penataan dan penertiban Pegawai Negeri Sipil dilakukan melalui Kepres Nomor 27 Tahun 1973 tanggal 7 Juli 1973 yang menetapkan adanya Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) yang wajib diikuti seluruh Pegawai Negeri Sipil, termasuk di Luar Negeri. Kedua, penataan dan penertiban Pegawai Negeri Sipil yang dilakukan pada tahun 2003 melalui program Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS).

Dinamika masyarakat yang berubah dan melahirkan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi telah menempatkan pengelolaan tata naskah sedikit di persimpangan jalan, untuk bertahan dengan sistem manual ataupun mengikuti perkembangan teknologi informasi. Pada akhirnya, kecenderungan menerapkan teknologi informasi sebagai basis pengelolaan data atau informasi kepegawaian menjadi pilihan yang cukup rasional. Meskipun, penawaran model penyimpanan tata naskah kepegawaian secara modern (teknologi informasi), bagaimanapun telah pula menurunkan kepedulian sebagian orang terhadap tata naskah kepegawaian secara manual.

Sementara itu, terkait dengan penyelenggaraan administrasi kepegawaian di daerah, maka tata naskah kepegawaian telah dikelola oleh Kantor Regional BKN di beberapa daerah. Pembentukan Kantor Regional BKN di 12 (duabelas) wilayah telah mendesentralisir sebagian urusan kepegawaian ke daerah. Hal ini juga berakibat adanya perpindahan pengelolaan administrasi kepegawaian atau tata naskah kepegawaian ke daerah tersebut. Hanya, salah satu dampak yang cukup dirasakan atas kondisi ini adalah menjadi kurang lengkapnya tata naskah kepegawaian yang ada di BKN Pusat maupun Kantor Regional BKN karena data yang “tercecer” ataupun data yang tidak tersampaikan dari instansi-instansi terkait. Disamping itu, adanya pengelolaan tata naskah kepegawaian di BKN Pusat dan masing-masing Kantor Regional BKN dianggap sebagai program atau kegiatan yang sejenis, dan pembiayaan atas keduanya dianggap double account.

Terkait dengan sumber daya manusia pengelola tata naskah kepegawaian, berdasarkan data yang diperoleh menggambarkan jumlah pegawai di lingkungan BKN maupun di lingkungan Kantor Regional BKN, khususnya yang terlibat langsung dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian, masih dirasakan kurang memadai. Pada beberapa Kantor Regional BKN, perbandingan antara pegawai dengan jumlah tata naskah kepegawaian yang harus dikelola adalah di atas 1 : 30.000. Hal ini sebagai salah satu gambaran yang kurang ideal dalam pengelolaan tata naskah yang baik.

Sementara itu, pengelolaan administrasi atau tata naskah secara manual cenderung menuntut ketersediaan sarana prasarana yang bersifat fisik. Dalam hal ini, sarana prasarana yang cukup penting dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian manual adalah tempat penyimpanan berkas-berkas, salah satunya adalah lemari. Kondisi eksisting di lingkup BKN dan Kantor Regional BKN, sarana prasarana berupa lemari masih belum memadai. Gambaran ini terlihat dari masih banyaknya berkas-berkas yang masih menumpuk dan belum tertata secara rapi dalam suatu rak atau lemari sebagaimana berkas-berkas yang lainnya.

Beberapa permasalahan yang melingkupi pengelolaan tata naskah kepegawaian inilah yang perlu mendapatkan perhatian terkait dengan Manajemen Pegawai Negeri Sipil yang telah diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999. Lantas, apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pengelolaan tata naskah kepegawaian tersebut?

Peningkatan Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian

Sebenarnya telah ada “perangkat” sebagai acuan atau pedoman dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian di lingkup BKN dan instansi-instansi terkait. Salah satu aturan tersebut adalah Peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil. Dalam aturan ini, pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS meliputi tata naskah yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. Tujuannya agar pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Namun demikian, untuk mendukung implementasi aturan tersebut, maka ada beberapa hal yang patut untuk diperhatikan dalam peningkatan pengelolaan tata naskah, diantaranya: pertama, penambahan jumlah pegawai pengelola tata naskah kepegawaian. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan memutasikan pegawai dalam jabatan fungsional umum maupun pegawai dalam jabatan fungsional tertentu sebagai tenaga pengelola tata naskah kepegawaian. Penambahan pegawai juga dapat dilakukan dengan menetapkan formasi baru melalui penerimaan Calon PNS.

Kedua, penambahan sarana prasarana. Dalam kaitan ini, sarana prasarana yang perlu adalah penyediaan lemari penyimpanan yang mengacu pada perhitungan jumlah tata naskah kepegawaian ideal dalam satu lemari. Disamping itu, juga penyediaan ruang/gudang khusus penyimpanann tata naskah kepegawaian yang ideal. Ketersediaan sarana prasarana yang memadai tidak hanya berujung pada kemudahan dan kelancaran dalam menyelesaikan pekerjaan, akan tetapi juga dapat memberikan kenyamanan bagi pegawai maupun pihak-pihak yang berkepentingan didalamnya.

Ketiga, sebagai upaya pengembangan karier pegawai pengelola tata naskah kepegawaian, maka perlu dipikirkan agar para pegawai tersebut diarahkan kepada jabatan fungsional tertentu, misalnya Jabatan Fungsional Arsiparis atau Jabatan Fungsional Analis Kepegawaian. Terdapat dua hal yang diperoleh dari upaya ini, yaitu: (1) pengembangan karier pegawai menjadi lebih jelas dengan menduduki jabatan fungsional tersebut. Para pegawai juga lebih termotivasi dengan jabatan mandiri yang disandangnya untuk meningkatkan angka kredit sekaligus peningkatan jenjangnya. (2) kesejahteraan pegawai akan lebih meningkat, dikarenakan para pegawai akan memperoleh tunjangan fungsional sesuai dengan jenjang kepangkatan dalam jabatan fungsionalnya.


muhlisirfanbkn

File added : Wednesday, May 31st 2017.
Category : Blog
tags: , , , ,

Related Post URGENSI PENGELOLAAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN

June 18th
2014

MOTIF BATIK INDRAMAYU

Kita akan mengenal Batik Indramayu karena seringkali disebut juga sebagai batik Dermayon atau batik Paoman di indramayu. Tertarik akan Keindahan alam dan berbagai fenomena
September 9th
2014

Message From Governor oF Central Java

Assalamu’alaikum Wr.Wb. Thank God for His blessing, I welcome the convening of the 30th Annual Conference for Federation for Asian Cultural Promotion (FACP) in
May 16th
2014

MOTIF BATIK GROBOGAN

Grobogan dikenal sebagai lumbung pangan Jawa Tengah selain itu juga dikenal dengan makanan khasnya berupa sale pisang dan getuk lindri- batik warna warni –
September 9th
2014

Program of FACP

Program TIME ACTIVITY Thursday, 6 September 2012 Registration of Delegates & Hotel check-in at lobby The Sunan Hotel Solo Prep talk for speaker and
June 10th
2017

SISWA GANDA EMIS GENAP 2016/2017 UPDATE 14/05/2017

Berikut adalah Hasil Koreksi EMIS Pusat terkait Siswa ganda Satminkal. Mohon Lembaga Yang Terterah Untuk Mengkroscek Data Siswa.  Dan Download File Di Bawah Ini File