TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI AGENT OF CHANGE

“……in order to manage its environment effectively, an organization should be designed to fit with its environment”. Apa yang diungkapkan Mintzberg tersebut barangkali menjadi pengingat bagi kita; bahwa untuk mengelola lingkungan organisasi secara efektif, maka suatu organisasi harus mendesain organisasi sesuai dengan lingkungannya. Dengan kata lain, sebagai upaya menjaga eksistensi organisasi, maka organisasi perlu menghadapi ataupun mengadaptasi dengan lingkungannya yang dinamis.

Sebaliknya, “a poor fit between organization design and environment leads to failure….!!”. Ketidaksesuaian antara desain organisasi dan lingkungan justru akan menyebabkan kegagalan. Atau, organisasi yang tidak dapat mengadaptasi dengan lingkungannya, maka tinggal menunggu waktu untuk kehancurannya.

Barangkali, gambaran di atas tidak hanya ditujukan ketika suatu organisasi melakukan penyesuaian struktur organisasi (reorganization) dan penyesuaian ukuran organisasi (rightsizing). Namun, hal tersebut berlaku pula ketika organisasi menghadapi perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungan strategisnya.

Berkenaan dengan hal tersebut, maka pesatnya perkembangan teknologi informasi dan cyber pada saat ini haruslah dihadapi dan diantisipasi dengan kebijakan-kebijakan yang tepat. Bagaimanapun, perkembangan teknologi informasi telah mengubah pola dan tata hubungan antar masyarakat maupun antara masyarakat dengan pemerintah. Untuk itu, setiap organisasi, baik organisasi publik/pemerintah maupun organisasi privat/swasta, dituntut untuk menerapkan teknologi informasi dalam setiap kegiatannya. Dalam kaitan ini, seluruh instansi pemerintah dituntut pula menerapkan teknologi informasi dalam penyelenggaraan pelayanan kepada publik, sebagai bagian dari reformasi birokrasi.

Reformasi Birokrasi dan Manajemen Perubahan Organisasi Pemerintah

Pada hakikatnya reformasi birokrasi merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan agar berjalan dengan efektif dan efesien. Tujuan dicanangkannya reformasi birokrasi itu sendiri adalah untuk mempercepat tercapainya tata kelola pemerintahan yang baik, sehingga pembangunan nasional di segala bidang dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Pada saat ini, reformasi birokrasi telah memasuki “gerbang” Gelombang Kedua (2010-1014), dimana pada kenyataannya masih belum banyak kemajuan yang cukup berarti yang dapat dirasakan oleh masyarakat. Reformasi birokrasi hanya dianggap sebagai wacana dan masih cukup jauh dari harapan masyarakat untuk “menumbuhkan” profesionalitas aparatur negara dalam memberikan pelayanan pemerintahan dan pembangunan kepada masyarakat.

Riri Satria, Doktor UI dan salah satu anggota Tim Reformasi Birokrasi di lingkungan POLRI, mengungkapkan beberapa penghambat terwujudnya reformasi birokrasi di tubuh aparatur negara, adalah: pertama, pemahaman mengenai desain organisasi oleh aparat masih rendah; kedua, perumusan strategi manajemen perubahan yang belum holistik; ketiga, penurunan (cascading) strategi manajemen perubahan belum sepenuhnya dilakukan; keempat, instrumen perubahan yang belum dipahami dan disusun sepenuhnya; dan kelima, filosofi/konsep kepemimpinan yang belum terformulasi dengan baik.

Menyitir dari apa-apa yang dikemukakan oleh Riri Satria di atas, maka manajemen perubahan organisasi nampaknya menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam kerangka mewujudkan tujuan reformasi birokrasi. Manajemen perubahan organisasi (pemerintahan) bukan hanya menyangkut strategi, struktur, sistem dan sumber daya manusianya. Akan tetapi, juga menyangkut budaya organisasinya.

Lantas, apa hubungan teknologi informasi dengan reformasi birokrasi? Dan, apa pula hubungan teknologi informasi dengan manajemen perubahan?

Teknologi Informasi sebagai Agent of Change

Menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, maka barangkali kita telah “jamak” mengetahui bahwa penerapan teknologi informasi membawa manfaat yang cukup besar pada aktifitas-aktifitas manusia dan organisasi. Dalam kaitan ini, teknologi informasi memberikan kemudahan dan kelancaran sekaligus dapat memberikan pelayanan yang berkualitas (services excellent) kepada masyarakat. Dan, hal inilah kiranya yang menjadi salah satu tujuan dari reformasi birokrasi yang selama ini dijalankan di lingkup instansi-instansi pemerintah.

Sementara itu, manajemen perubahan sangat terkait dengan budaya organisasi. Untuk itu, sebagai upaya mendukung perubahan dalam organisasi, hal yang penting dilakukan adalah merubah budaya organisasi itu sendiri. Permasalahannya, merubah budaya organisasi justru akan cenderung mendapat tantangan yang cukup besar. Tantangan yang paling menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri” (resistance to change).

Salah satu jalan yang mungkin dapat diterapkan dalam merubah budaya organisasi adalah penerapan teknologi informasi. Dalam hal ini, teknologi informasi merupakan “alat” dan bukan pencipta momentum dari perubahan. Banyak pakar (ahli) berpandangan bahwa teknologi informasi dapat merubah “budaya organisasi”, yang aplikasinya adalah perubahan “budaya pelayanan” para pegawai terhadap customer-nya.

Peran teknologi informasi dalam penyajian data dan informasi bagi kepentingan berbagai pihak juga dapat menjadi alat perubahan (agent of change) dalam organisasi. Dicontohkan, adanya teknologi informasi telah mampu menyimpan berbagai macam data/informasi secara mendetail terkait dengan riwayat pegawai, termasuk data/informasi perilaku kerja atau kondite pegawai dalam organisasi. Berkat teknologi informasi ini pula riwayat masing-masing pegawai dapat diketahui dan dapat diakses secara langsung (online) oleh pihak-pihak yang berkepentingan (pimpinan) terkait dengan pengembangan pegawai (penempatan/ placement, pelatihan/trainning, ataupun promosi/promotion). Disisi lain, masyarakat luas juga dapat mengakses data/informasi dan sekaligus “mengawasi” kinerja dan perilaku aparatur negara secara transparan. Kondisi-kondisi seperti inilah yang pada akhirnya telah “memaksa” setiap pegawai atau aparatur negara untuk senantiasa menunjukkan performa kerja dan menjaga perilaku kerja yang baik dalam organisasi.

Atas peran yang sangat penting teknologi informasi sebagai agent of change dari budaya organisasi atau budaya kerja, maka perlu adanya kesadaran (awareness) dan kesukaan terhadap teknologi (technology mindeed) segenap pegawai atau aparatur


muhlisirfanbkn