Home » Diklat » Menerapkan Prinsip-Prinsip Kerjasama Dengan Kolega dan Pelanggan
Advertisement
loading...

kerjasamaApakah langkah-langkah anda dalam memberikan pelayanan prima ? ini penting bagi pegawai negeri, apalagi dibawah kepemimpinan presiden Jokowi, pelayanan prima mutlak dilakukan untuk memberikan sumbangsih pada negara.

Langkah-langkah proses komunikasi sebagai berikut.

Komunikator memiliki gagasan atau pesan/informasi yang ingin disampaikan kepada komunikan. Komunikator membuat/menyusun sandi-sandi (encoding)untuk menyatakan maksud, baik dalam bentuk kata-kata atau lambing-lambang (gambar, warna, bahasa sandi, tulisan, dan lain-lain) sebagai pesan. Perkataan dan lambing-lambang (pesan) tersebut disalurkan melalui media. Komunikan menguraikan/menafsirkan pesan (decoding) yang dikirimkan oleh komunikator, sehingga mempunyai makna/arti. Komunikan memberi tanggapan (feedback) terhadap informasi yang diberikan oleh komunikator, sehingga komunikator dapat menganalisis apakah pesan yang disampaikan sesuai atau tidak dengan apa yang dimaksudkannya, karena dalam proses komunikasi dapat saja terjadi hambatan-hambatan.

Proses komunikasi ada 3 macam:

  1. Komunikasi satu arah (one way communication) Komunikasi satu arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu hanya dari pihak komunikator dengan tidak memberi kesempatan kepada komunikan untuk memberikan respons atau tanggapan. Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi satu arah lebih bersifat persuasif, sehingga komunikasi ini sering disebut komunikasi persuasive. Contoh: Atasan sedang memberikan perintah kepada sekretarisnya.
  2. Komunikasi 2 arah (two ways communication) Komunikasi dua arah merupakan komunikasi yang berlangsung antara dua pihak dan ada timbal balik baik dari komunikator maupun dari komunikan. Komunikasi dua arah dapat terjadi secara vertical, horizontal, dan diagonal. 1) Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Dalam suatu perusahaan, komunikasi vertical yang terjadi adalah komunikasi yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ke tingkat karyawan. Contoh : komunikasi yang berlangsung antara atasan dengan bawahannya di sebuah kantor. 2) Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama. Contohnya komunikasi antarkaryawan yang satu level. 3) Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda. Contoh: komunikasi antara kepala bagian dengan kepala seksi.
  3. Komunikasi ke segala arah Komunikasi ke segala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-beda. Contoh: diskusi yang terjadi antaranggota rapat. Komunikasi ke segala arah merupakan komunikasi yang berlangsung dari beberapa komunikator dan komunikan yang saling berinteraksi yang tingkat, kedudukan, serta wewenangnya berbeda-beda. Contoh: diskusi yang terjadi antaranggota rapat.  Contoh melakukan komunikasi dengan menggunakan lambang warna. Ketika ada seseorang yang meninggal dunia, keluarganya memasang bendera kuning. Warna lampu lalulintas yang mengatur gerak kendaraan di jalan raya. Warna kartu merah pada pertandingan sepak bola menandakan pemain harus berhenti bermain.

4 asas pokok dalam berkomunikasi:

1. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. 2. Orang hanya bias mengerti sesuatu hal hanya dengan menghubungkannya dengan sesuatu hal yang telah dimengerti. 3. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai kewajiban untuk membuat dirinya mengerti. 4. Orang yang tidak mengerti ketika menerima pesan/informasi mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan.

Lima faktor penunjang keberhasilan komunikasi dari sudut komunikator dan komunikan:

Kecakapan komunikan Seorang komunikan harus mempunyai kecakapan untuk mendengarkan dan menanggapi pembicaraan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai. Sikap komunikan Seorang komunikan harus memiliki sikap perhatian, simpati, dan rendah hati dalam mendengarkan informasi dari komunikator. 1Pengetahuan komunikan Komunikan yang memiliki wawasan dan pengetahuan yang luas akan lebih cepat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan oleh komunikator. Keadaan fisik komunikan Komunikan sangat dipengaruhi keadaan fisik dalam menerima informasi seperti pendengaran, penglihatan, ataupun indra lainnya. 1Sistem sosial Komunikan harus memahami siapa yang berbicara (pimpinan, rekan kerja, atau orang lainya), materi yang dibicarakan, dan dapat menyesuaikan diri dengan komunikator.

Komunikator yang kurang cakap dalam menyampaikan pesan atau komunikan yang kurang cakap dalam mendengarkan pesan akan menghambat proses komunikasi.

Sikap yang kurang tepat Sikap komunikator yang kurang baik (seperti meremehkan komunikan) ataupun sikap komunikan yang kurang baik (seperti kurang simpatik dan kurang memperhatikan) akan menghambat proses komunikasi. Kurangnya pengetahuan Komunikator yang kurang perhatian akan tampak tidak menguasai materi pembicaraan dan komunikan yang kurang pengetahuan akan sulit menerima informasi, sehingga proses komunikasi akan terhambat. Kurang memahami sistem sosial. Komunikator dan komunikan yang kurang memahami sistem sosial baik secara formal dan informal dapat menghambat proses komunikasi. Kesalahan bahasa/semantik. Penggunaan bahasa yang memiliki arti ganda akan menimbulkan penafsiran yang berbedaantara komunikator dan komunikan, sehingga dapat terjadi kesalah pahaman yang akanmenghambat proses komunikasi. Jarak fisik Komunikator dan komunikan yang terpisahkan oleh jarak yang berjauhan akan mengakibatkan komunikasi menjadi tidak lancar dan efisien.

Prinsip motivasi dan prinsip perhatian pada teknik berbicara:

Prinsip motivasi pada teknik berbicara adalah prinsip yang memberikan dorongan atau rangsangan untuk membangkitkan minat bicara terhadap seseorang, kelompok, atau umum. Berdasarkan prinsip motivasi, bila ingin pembicaraannya menjadi efektif dan mudah tersampaikan, seorang komunikator harus memberikan dorongan atau rangsangan kepada pendengarnya, agar memiliki ketertarikan untuk mendengarkan pembicaraan yang disampaikan.

 

Cara-cara memberikan motivasi kepada komunikan, agar memperhatikan pembicaraan adalah sebagai berikut.

Memberikan dorongan tentang pentingnya materi yang akan disampaikan Pembicara/komunikator menyampaikan pentingnya materi atau topik yang akan dibicarakan. Contoh: komunikator menerangkan bahaya rokok. Ketika komunikan mengetahui bahaya rokok bagi dirinya, ia akan lebih fokus dalam mendengarkan topik yang akan dibicarakan. Menghargai pendengar/komunikan Sebagai komunikator yang baik hendaknya mau menghargai komunikan. Misalnya dengan mengucapkan terima kasih atas kehadirannya, menerima saran-saran, usul, dan kritik dari komunikan. Memanfaatkan rasa keingintahuan komunikan Dengan memanfaatkan sifat manusia yang selalu mempunyai rasa ingin tahu, komunikator membiarkan komunikan menerka apa yang akan disampaikan oleh komunikator. Setelah itu komunikator mulai menjelaskan materi pembicaraannya.

 

Sedangkan prinsip perhatian adalah prinsip menarik perhatian.

Maksudnya seorang komunikator harus berusaha agar pesan yang disampaikan dapat menarik perhatian pendengar/komunikan. Hal-hal yang dapat menarik perhatian komunikan adalah sebagai berikut. 1) Hal-hal yang aneh atau jarang terjadi Komunikatordapat mengutip hal-hal aneh atau jarang terjadi yang terdapat pada rubrik atau karikatur di surat kabar atau majalah untuk menarik perhatian komunikan. 2) Hal-hal yang lucu atau bersifat humor Komunikator dapat menyelipkan cerita-cerita yang lucu (humor), agar komunikan tertarik terhadap berita atau infromasi yang disampaikan. Cerita-cerita lucu ini dapat menghilangkan rasa kantuk dan jenuh. 3) Hal-hal yang sesuai dengan kebutuhan Komunikan akan tertarik untuk mendengarkan apabila komunikator membicarakan hal-hal yang berhubungan dengan kebutuhannya. 4) Hal-hal yang mencolok Untuk menarik perhatian komunikan, komunikator dapat menekankan pada hal-hal yang penting saat menyampaikan materi, misalnya dengan mengeraskan atau melambatkan pengucapannya. 5) Hal-hal yang spontan terjadi Jika komunikan sudah mulai jenuh/bosan dengan materi yang disampaikan, komunikan dapat melakukan hal-hal seperti mengetuk meja berkali-kali atau bersenandung untuk menarik perhatian komunikan.

 

Tahapan-tahapan dalam urutan berbicara efektif:

Persiapan Persiapan komunikator dalam menyampaikan pembicaraan adalah sebagai berikut.  Pengetahuan Komunikator harus mempersiapkan, memahami, dan menguasai materi pembicaraan secara mendalam, karena mungkin saja diantara para komunikan ada yang lebih menguasai materi yang dibicarakan. Penguasaan materi akan menumbuhkan rasa percaya diri pada komunikator.  Sistematika (urutan penyajian) Komunikator mempersiapkan sistematika penyampaian materi (tidak menyimpang dari pokok pembicaraan dan logis atau sesuai urutan) . Alat bantu (alat peraga) Untuk membantu penyampaian materi, hendaknya komunikator mempersiapkan dan berlatih menggunakan alat bantu (alat peraga). Alat-alat bantu yang dapat digunakan antaralainoverhead projector (OHP), bagan/skema/gambar, model (alat-alat tiruan, misalnya maket rumah atau mobil), benda nyata (tas atau sepatu). Tempat Komunikator harus mempersiapkan tempat, terutama bagi komunikator pemula, agar lebih menguasai diri ketika tampil di depan komunikan.  Waktu Komunikator harus mempersiapkan waktu bicara secermat mungkin, agar pembicaraan tidak bertele-tele yang akan membuat pembicaraan menjadi tidak fokus

Waktu yang digunakan harus disesuaikan dengan ruang lingkup topic pembicaraan.  Penyajian Penyajian yang perlu diperhatikan komunikator meliputi hal-hal berikut. Pendahuluan Hal-hal yang disampaikan dalam pendahuluan adalah sebagai berikut. Motivasi, untuk menarik perhatian pendengar. Tujuan, untuk memperjelas tujuan disampaikannya materi. Ruang lingkup pembicaraan, untuk membatasi pembahasan materi pembicaraan. Isi Isi pembicaraan harus jelas, menarik, dan terfokus. Penutup Komunikator yang baik dapat menutup pembicaraannnya tepat pada waktunya sesuai dengan waktu yang telah disediakan. Penutup pembicaraan hendaknya meliputi hal-hal berikut. Menyampaikan ringkasan materi pembicaraan dan menekankan kembali pentingnya materi pembicaraan tersebut. Memotivasi kembali komunikan. Memberikan saran, ajakan, atau harapan kepada komunikan setelah kembali ke tempat masing-masing. Memberikan ucapan terima kasih kepada para komunikan, disertai permohonan maaf jika ada kesalahan atau kata-kata yang menyinggung perasaan.

 

Tiga cara menyelesaikan konflik yang efektif

Menciptakan suasana saling menguntungkan Suasana yang saling menguntungkan dapat dilakukan dengan memahami konflik yang terjadi, bersifat fleksibel dan responsif terhadap konflik yang dihadapi, mengendalikan emosi diri dari orang-orang yang terlibat konflik, mengambil waktu jeda untuk menenangkan diri agar bisa berfikir positif, serta memelihara kemitraan. Dengan terciptanya suasana seperti ini diharapkan konflik yang terjadi dapat diselesaikan dengan efektif. Fokus pada masalah yang sebenarnya Penyelesaian konflik harus fokus pada masalah yang dihadapi. Pertama, pihak-pihak yang berkonflik harus memahami dan membahas kepentingan secara bersama-sama untuk meminimalisir pengambilan posisi untuk memperjuangkan kepentingan masing-masing. Selanjutnya, tetapkan sasaran yang akan dicapai dari penyelesaian konflik, seperti hasil terbaik yang akan didapatkan, apa yang akan membuat kedua pihak puas, dan hasil minimal yang akan diterima. Terakhir, pelajari situasi pihak lain untuk mencari titik temu dalam penyelesaian konflik secara kebersamaan. Dengan fokus menyelesaikan konflik pada masalah yang sebenarnya, diharapkan akar masalah terselesaikan dan konflik mereda atau bahkan hilang. Merundingkan solusi yang terbaik/sama-sama menang (win win solution) Dalam menyelesaikan konflik yang terjadi, perlu dirundingkan solusi yang terbaik bagi pihak-pihak yang terlibat konflik. Segala keputusan yang akan diambil diharapkan menjadi keputusan yang terbaik dan tidak merugikan salah satu pihak yang berkonflik. a. Definisi pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. b. Fungsi pelayanan prima: Melayani pelanggan dengan ramah, tepat, dan cepat. Menciptakan suasana agar pelanggan merasa dipentingkan. Menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha. Menciptakan pangsa pasar yang baik terhadap produk/jasa yang ditawarkan. Memenangkan persaingan pasar. Memuaskan pelanggan, agar mau berbisnis lagi dengan perusahaan (menjadi pelanggan yang loyal). Memberikan keuntungan kepada perusahaan. c. Tujuan pelayanan prima antaralain sebagai berikut. Untuk memberikan pelayanan yang bermutu tinggi kepada pelanggan/konsumen. Untuk menimbulkan keputusan dari pihak pelanggan/konsumen terhadap barang/jasa yang ditawarkan pada saat itu juga. Untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan/konsumen terhadap barang/ jasa yang di tawarkan. Untuk menghindari terjadinya tuntutan – tuntutan yang tidak perlu di kemudian hari terhadap produsen/penjual. Untuk menciptakan kepercayaan dan kepuasan kepada pelanggan/konsumen. Untuk menjaga agar pelanggan/konsumen merasa diperhatikan segala kebutuhannya. Untuk mempertahankan pelanggan/konsumen, agar tetap setia menggunakan barang/jasa yang ditawarkan. 1. Konsep A3 dalam pelayanan prima, yaitu sikap (attitude), perhatian (attention), dan tindakan (action). Pelayanan prima berdasarkan konsep sikap (attitude) Sikap karyawan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan perusahaan. Dalam dunia bisnis, sikap karyawan menunjukkan kepribadian seseorang dan citra perusahaan. Ini karena pelanggan akan menilai perusahaan dari kesan pertama ketika berhubungan dengan orang-orang (karyawan) yang terlibat dalam perusahaan tersebut. 1. Pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian (attention) Perhatian atau atensi adalah sikap yang menunjukkan kepedulian atau minat seseorang terhadap sesuatu, biasanya muncul dari ketertarikan dan dorongan hati, karena pengaruh situasi yang dihadapinya. Jadi konsep perhatian dalam pelayanan prima adalah semua aktivitas karyawan yang berkaitan dengan upaya mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, mengamati perilaku pelanggan, serta mencurahkan perhatian sepenuhnya kepada pelanggan. Pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan (action) Pelayanan prima berdasarkan konsep tindakan merupakan rangkaian perbuatan nyata yang dilakukan untuk memberikan pelayanan terbaik dalam rangka meyakinkan pelanggan. Tujuannya adalah untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, sehingga harapan pelanggan dapat tercapai. Ruang lingkup konsep perhatian: Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan (listening). Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan merupakan kegiatan mengumpulkan informasi dari pelanggan yang digunakan sebagai dasar dalam memberi petunjuk dan menentukan tindakan selanjutnya terhadap pelanggan. Para petugas pelayanan harus benar-benar mampu mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan, sehingga mereka mengetahui apa yang diharapkan oleh pelanggan.  Mengamati perilaku pelanggan (observing) Mengamati perilaku pelanggan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai pelanggan melalui ekspresi wajah, gerakan tangan dan kepala, dan sebagainya.Tujuannya adalah agar penjual memperoleh informasi yang sesuaimengenai keinginan dan kebutuhanpelanggan serta dapat mengantisipasi berbagai masalah yang mungkin timbul dengan mengambil langkah strategis. Berpikir (thinking) Kemampuan menghubungkan satu hal dengan hal lain untuk mengambil suatu kesimpulan dalam memutuskan suatu tindakan yang tepat. Setelah Anda mempunyai informasi dari pelanggan yang diperoleh ketika mendengarkan kebutuhan dan mengamati perilakunya, Anda harus segera memikirkan tindakan yang tepat terhadap pelanggan tersebut, sehingga pelanggan merasa terlayani dengan baik dan termotivasi untuk membeli. Mencurahkan perhatian penuh kepada pelanggan Penjual sangat tergantung pada pelanggan. Oleh karena itu, segala harapan, keinginan, saran, kritikan, dan keluhan dari pelanggan harus ditampung dan diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Dengan memberikan perhatian secara penuh kepada pelanggan diharapkan pelanggan akan merasa diperhatikan kepentingannyaserta percaya dan loyal terhadap produk/jasa yang ditawarkan.

Contoh perilaku pelanggan berdasarkan bentuk tubuh: Pelanggan tipe piknis Ciri-cirinya: • Bentuk tubuh/badan bulat agak pendek • Muka/wajah bulat lebar • Bersifat tenang, ramah, suka berbicara, dan humoris. Cara menghadapinya: • Petugas penjualan harus memperhatikan suasana hatinya • Layani pelanggan dengan bercakap-cakap jika pelanggan menginginkannya. • Hindari perdebatan atau bersikap konfrontasi. Pelanggan tipe leptosome Ciri-cirinya: • Bentuk tubuh agak kecil dan lemah. • Bahu tampak kecil dan anggota badan lainnya kurus panjang. • Bersifat sombong, sok intelek, dan sok idealis. Cara menghadapinya: • Menghormati pelanggan layaknya seorang raja • Bersikap sabar, penuh perhatian, penuh hormat, dan bijaksana. • Turuti saja kemauan dan perintahnya. Pelanggan tipe atletis Ciri-cirinya: • Bentuk tubuh kokoh dan berotot. • Pundak lebar, pinggul berisi, dan anggota badan lainnya panjang • Muka atau wajah berbentuk bulat lonjong. • Penampilan tenang, jarang humor, dan tidak cepat percaya pada orang lain. Cara menghadapinya: • Hindari perdebatan yang tidak bermanfaat. • Berikan kesan seolah-olah pelanggan adalah orang yang baik dan cerdas. • Tetap tenang dan hindari sikap terburu-buru. • Tetap sabar dalam melayaninya. a. Pelanggan adalah orang-orang atau intansi/lembaga yang membeli dan menggunakan suatu produk secara rutin atau terus menerus. b. Fungsi dan tujuan kode etik: – Fungsi kode etik : Sebagai nilai bagi para pelaku bisnisagar tercipta iklim yang kondusif, produktif, saling percaya, hubungan yang dilandasi oleh kasih, dan kondisi yang saling menguntungkan (win-win solution). Rambu-rambu yang memagari sikap perilaku para professional agar mempunyai pola tindakan yang etis. Menciptakan rasa aman, menjaminkejujuran (tranparansi) dalam batas-batas tertentu yang berkaitan dengan rahasia perusahaan.

 

Tujuan kode etik:

Agar para profesional dapat bekerja dengan baiksesuai dengan sisiplin ilmunya dan dapat memberikan jasa sebaik-baiknya kepada mmasyarakat yang membutuhkan. Agar para profesional selalu taat pada aturan profesinya. Agar para profesional selalu menjaga nama baik dan citra dirinya sebagai seorang yang profesional.

Contoh kegiatan kehumasan di masyarakat:

Perusahaan mengadakan kunjungan langsung ke masyarakat korban gempa, menemui para tokoh masyarakat setempat, memberikan pengobatan gratis, memberikan bahan makanan pokok, selimut, pakaian, dan sebagainya. Ruang lingkup Humas: Humas dengan seluruh karyawan, yaitu dengan mengadakan hubungan yang baik dengan seluruh karyawan. 2. Humas dengan para pemegang saham, hubungan Humas dengan pemegang saham dapat dilakukan dengan melakukan kontak pribadi langsung (melalui telepon atau pertemuan/rapat) maupun tidak langsung (melalui surat-menyurat, surat kabar, pengumuman, atau iklan). 3. Humas dengan pelanggan: – Melakukan penelitian/riset pasar untuk mengetahui keinginan para pelanggan. Hal ini dapat dilakukan dengan menyebar angket berisi pertanyaan yang berkaitan dengan produk-produk perusahaan. – Membuat kebijakan-kebijakan yang dapat dipertanggung jawabkan berdasarkan keinginan para pelanggan. – Mengadakan kontak langsung dengan pelanggan melalui survey ke rumah pelanggan atau wawancara langsung dengan pelanggan. – Menciptakan sense of belonging atau rasa saling memiliki kepada pimpinan, karyawan, serta pelanggan terhadap perusahaan. 1. Humas dengan para distributor, perusahaan dapat menciptakan hubungan yang baik dengan para distributor yang menjadi perantara dalam penyaluran dan pendistribusian hasil produksinya secara langsung dengan konsumen. 2. Humas dengan perusahaan sejenis, perusahaan perlu melakukan humas dengan perusahaan sejenis untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diinginkan, seperti peraturan-peraturan/keputusan-keputusan pemerintah/organisasi lainnya atau tuntutan-tuntutan karyawan yang merugikan/mengancam perusahaan. 3. Humas dengan masyarakat sekitar, penting untuk diciptakan dan dibina dengan baik. Hal ini agar perusahaan mendapatkan dukungan dan pengertian dari masyarakat sekitar lokasi perusahaan. 4. Humas dengan media massa/pers, menjalin hubungan baik dengan media massa atau pers sangat penting untuk dilakukan karena media massa mempunyai pengaruh yang besar dalam membentuk opini publik dalam waktu singkat.

 

Tugas kehumasan:

1. Menyampaikan berbagai informasi atau ide yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan mengenai tujuan, peranan, dan kebijakan organisasi atau perusahaan atau segala kegiatan yang akan/telah dilakukan oleh organisasi/perusahaan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. 2. Memberikan saran dan pendapat kepada pimpinan mengenai kebijakan dan rencana kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat serta membantu pimpinan dalam kegiatan tersebut. 3. Memperlancar komunikasi dengan melakukan hal-hal berikut. 1) Mengumpulkan berbagai fakta yang berhubungan dengan perusahaan, kemudian memprosesnya menjadi sumber informasi bagi perusahaan. 2) Menyebarluaskan informasi yang berhubungan dengan perusahaan/organisasi ke public melalui berbagai media yang sesuai, kemudian menangani respons terhadap penyebarluasan informasi tersebut. 1. – Kode etik adalah aturan susila, sikap baik/pantas yang ditetapkan bersama dalam suatu kelompok orang dan ditaati bersama oleh orang-orang yang bergabung dalam organisasi profesi tersebut. Humas adalah suatu bentuk interaksi yang dilakukan oleh suatu organisasi/perusahaan dengan masyarakat tertentu, yang mempunyai kepentingan dengan organisasi/perusahaan tersebut.

 

Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh pejabat humas:

1. Memberikan informasi yang lengkap, sesuai dengan data dan fakta, tepat waktu dan tempatnya. 2. Menyampaikan informasi dengan tegas dan meyakinkan, serta menggunakan metode, cara dan bahasa yang disesuaikan dengan keadaan masyarakat sekitar. 3. Membina dan memelihara hubungan dan komunikasi social yang baik dengan lingkungan sekitar. 4. Melaksanakan tugas secara tuntas dan professional (tidak mengedepankan emosi atau perasaan pribadi) 5. Menunjukkan ide-ide kreatif dan inovatif. 6. Memelihara dan menjaga kepercayaan yang diberikan pimpinan perusahaan/organisasi. 7. Menjaga nama baik dan citra perusahaan/organisasi. 8. Tidak memberikan pernyataan yang dapat memancing kekisruhan. – Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang alirannya berlangsung dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas. Dalam suatu perusahaan, komunikasi vertikal yang terjadi adalah komunikasi yang berlangsung antara manajemen tingkat atas, menengah, hingga ke tingkat karyawan. Contoh: komunikasi yang berlangsung antara atasan dengan bawahannya di sebuah kantor. Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung antara komunikator dengan komunikan yang mempunyai tingkat, kedudukan, dan wewenang yang sama. Contohnya: komunikasi antarkaryawan yang satu level. 1. Tiga jenis komunikasi umum: 1) Komunikasi satu lawan banyak Komunikasi yang dilakukan oleh seseorang dengan orang banyak (lebih dari satu). Contoh: seorang yang berpidato atau guru mengajar di kelas. 2) Komunikasi banyak lawan satu Komunikasi yang dilakukan oleh banyak orang dengan satu orang. Contoh: tim jaksa/hakim/pembela dengan seorang terdakwa. 3) Komunikasi banyak lawan banyak Komunikasi yang dilakukan antarorganisasi/lembaga. Contoh: partai politik berkampanye. 1. Fungsi media komunikasi: • Menumbuhkan motivasi bagi para komunikan. • Menumbuhkan daya tarik pesan atau informasi yang akan disampaikan. • Mengefektifkan proses penyampaian pesan atau informasi. • Mempercepat waktu yang diperlukan untuk penyampaian informasi. • Menjelaskan isi dan maksud pesan atau informasi yang akan disampaikan. • Membuat isi pesan atau informasi lebih nyata. • Sebagai media hiburan dan pendidikan bagi komunikan. 1. Komunikan yang kurang cakap dalam mendengarkan pesan akan menghambat proses komunikasi. Materi yang disampaikan tidak akan sampai kepada komunikan karena kurangnya kemampuan menyimak atau mendengarkan. Cara mengatasinya, seorang komunikan harus belajar mendengarkan atau menyimak apa yang disampaikan oleh komunikator.

Cara untuk menarik perhatian pendengar:

Hal-hal aneh yang sering atau jarang terjadi Komunikator dapat mengutip hal-hal aneh atu jarang terjadi yang terdapat pada rubrik atau karikatur di surat kabar atau majalah untuk menarik perhatian komunikan.  Hal-hal yang bersifat lucu atau bersifat humor Komunikator dapat menyelipkan cerita-cerita yang lucu (humor), agar komunikan tertarik terhadap berita atau informasi yang disampaikan. Cerita-cerita lucu ini dapatmenghilangkan rasa kantuk dan jenuh.  Hal-hal yang sesuai kebutuhan Komunikan akan tertarik untuk mendengarkan apabila komunikator membicarakan hal-hal yang berhubungan dengan kebutuhannya. Hal-hal yang mencolok Untuk menarik perhatian komunikan, komunikator dapat menekankan pada hal-hal yang penting saat menyampaikan materi, misalnya dengan mengeraskan atau melambatkan pengucapannya. Hal-hal yang spontan terjadi Jika komunikan sudah mulai jenuh/bosan dengan materi yang disampaikan, komunikan dapat melakukan hal-hal seperti mengetuk meja berkali-kali atau bersenandung untuk menarik perhatian komunikan. Perusahaan melakukan kunjungan langsung ke masyarakat korban banjir bandang, menemui para tokoh masyarakat setempat, memberikan pengobatan gratis, bahan makanan pokok, dan pelayanan masyarakat lainnya.

 

Cara menutup pembicaraan pada komunikasi lisan di depan umum:

Komunikator yang baik dapat menutup pembicaraannya tepat pada waktunya sesuai dengan waktu yang telah disediakan. Penutup pembicaraan hendaknya meliputi hal-hal berikut: 1. Menyampaikan ringkasan materi pembicaraan dan menekankan kembali pentingnya materi pembicaraan tersebut. 2. Memotivasi kembali komunikan. 3. Memberikan saran, ajakan, atau harapan kepada komunikan setelah kembali ke tempat masing-masing 4. Memberikan ucapan terima kasih kepada para komunikan, disertai permohonan maaf jika ada kesalahan atau kata-kata yang menyinggung perasaan.

 

 

 

 

 

File added : Sunday, October 9th 2016.
Category : Diklat
tags: , ,

Related Post Menerapkan Prinsip-Prinsip Kerjasama Dengan Kolega dan Pelanggan

December 27th
2016

Pratugas Pelatih Pendampingan Desa

Perkembangan keprofesian bidang Fasilitator Pemberdayaan Masyarakat di Indonesia kian mendapat pengakuan dan dukungan pemerintah Republik Indonesia. Sebagai bukti nyata peran pemerintah melibatkan seluruh elemen
December 25th
2016

Desa Sebagai Kesatuan Masyarakat Hukum

Oleh: Lendy Wibowo Lendy Wibowo Kalibata, 18 Nopember 2015 Mendalami Desa tidak hanya pada aspek administratif membawa pemikiran pada persoalan kehidupan di Desa. Misal
December 27th
2016

Polres Kapuas Siapkan 350 Personil Amankan Natal Dan Tahun Baru

Kepolisian Resort Kuala Kapuas, Kabupaten Kapuas, Kalimantan Tengah, menggelar Apel Pasukan Pengamanan bertajuk Operasi Lilin Telabang 2016, di halaman Mapolres Kapuas, Kamis (22/12) pagi.
January 5th
2017

PEYEMPUAN

Peyempuan… Jangan pernah berikan kaum Adam indah bibirmu tuk dikecup Sebab ia akan menuntut bibir rahimmu untuk dijamah Peyempuan… Tidak perlu kau memuji indahnya
December 19th
2016

Undangan Pembekalan PLPG UNIPA

Daftar Peserta download dibawah ini : – daftar_peserta disdikkepeglmg