Sebuah Catatan Sederhana Bentuk Perhatian dari Seorang Insan untuk Pegawai Negeri

Home » Diklat » Materi Kearsipan Untuk Pegawai Negeri
Advertisement

arsipBagi rekan rekan pegawai negeri tak lepas dari diklat kearsipan, karena kearsipan ini sangat penting untuk menunjang pekerjaan. Makan disini penulis berbagi ilmu kearsipan untuk pegawai negeri dan pemerintahan. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Pengertian Arsip

Sebenarnya apa pengertian arsip itu? Ada beberapa definisi tentang arsip. Secara etimologi ( asal usul kata), kata “arsip” berasal dari:
1. Bahasa Yunani (greek) yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Tetapi sehubungan dengan perkembangan waktu orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
2. Bahasa Latin yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang
3. Bahasa Inggris yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record’ artinya catatan dan “file” artinya sekumpulan informasi atau warkat.
4. Bahasa Belanda yaitu archief artinya warkat
5. Bahasa Jerman yaitu archivalen artinya warkat.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Lalu apa itu warkat? Apa juga yang dimaksud dengan dokumen, dokumentasi dan berkas? Apa hubungannya dengan arsip? Nah, mari kita pelajari bersama…. Warkat adalah setiap catatan tertulis atau tergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk menbantu ingatan. Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokumentasi adalah suatu kegitan yang berhubungan dengan mencari, mengumpulkan, meneliti dan mengolah serta menyiapkannya untuk dapat dinikmati orang lain sehingga menjadi dokumen baru yang lebih bermanfaat. Berkas adalah suatu kumpulan surat atau dokumen yang dapat dipergunakan sebagai alat pengingat. Semua warkat, dokumen, dokumentasi maupun berkas merupakan bagian dari informasi penting dan merupakan bukti pertanggungjawaban otentik baik dari segi fisik maupun isinya dalam kegiatan administrasi.

Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan. Beberapa perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut:
1. Kartu indeks
Kartu indeks adlah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu ndeks mencatat informasi tentang :
a. Judul/nama srat
b. Nomor surat
c. Hal surat
d. Tanggal surat
e. Kode surat
f. Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subyek, tanggal, wilayah, dan nomor.kartu indeks tidak digunakan jika arsip/ dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/ caption/ kata tangkap/ kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan sehingga kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

2. Kartu Tunjuk Silang
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang umumnya berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, hanya arsip tertentu saja yang dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini dikarenakan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja, waktu dan peralatan. Penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan juga bisa mengakibatkan keruwetan dalam penyimpanan.
Beberapa kriteria arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut :
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu caption/ judul/ nama
Contoh :
Abdulrahman Wahid sering dipanggil Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Contoh kartu tunjuk silang
Kartu Tunjuk Silang
Indeks: Dur, Gus No.: 002/A/II/08
Tgl: 15 feb 2009
Hal: Penghargaan bintang jasa
LIHAT
Indeks : Wahid, Abdurrahman
Kode : Wa

b. Jika arsip atau surat yang disimpan dalam filling kabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memumngkinkan jika disimpan pada laci filling cabinet. Misalnya contoh surat dari Badan Meteorologi, klimatologi dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan gunung Merapi. Suratnya disimpan dalam filling cabinet sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuat kartu tunjuk silang sebagai berikut :
Indeks : Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika, Badan
Lihat
Indeks : Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi
Kode : C.1.1 Peta

Peta disimpan dengan indeks : Peta gambar Keadaan gunung Merapi.
Maka Badan Meteorologi, Klimatolog dan Geofisika dapat dibuatkan petunjuk silang.

Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
1. Disimpan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak
2. Disimpan dibagian paling belakang laci filling cabinet, dbelakang guide petunjuk silang. Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip (out slip)
Lembar pinjam arsip adalah lembaran/ formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip ini antara lain sebagai berikut :
a. Sebagai bahan bukti peminjaman arsip
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 masing-masing digunakan untuk :
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
b. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
Contoh Lembar Pinjam Arsip

3. Lembar Pinjam Arsip
No. : 12/P/IV/09

1. Nama peminjam : Adinda Nur Aisyah
2. Jabatan : staf
3. Satuan kerja : bagian keuangan
4. Surat yang dipinjam
a. Dari : Departemen Keuangan
b. Kepada : Kepala Bagian Keuangan
c. Nomor/ Tanggal : 005/P/I/09/28 januari 2009
d. Perihal : Pembuatan NPWP
e. Kode surat : B.1.1. pajak
5. Dikembalikan tanggal : 21 April 2009

Diterima kembali Jakarta, 14 April 2009
Tanggal: 21 April 2009 Peminjam
Oleh

Rizki Amalia Adinda Nur Aisyah

4. Map Pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya ditempay map yang dipinjam tadi.

5. Buku Arsip
Buku arsip adlah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. Contoh buku arsip
No. Urut Tanggal Penyimpanan Judul Surat Nomor Surat Tanggal Surat Hal Surat Ket
001 25 Januari 2009 PT Surya Gemilang 001.A.289 18 Januari 2009 Perjanjian Kerjasama

Pemilihan Sistem Penyimpanan Yang Sesuai
Penerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan sistem abjad, wilayah, subjek, ataupun tanggal. Bahkan ada yang memadukan sistem yang satu dengan sistem yang lain.
Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Sistem penyimpanan dapat dikatakan baik apabila penggunaan sistem tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses penyimpanan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.
Setiap kantor / instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama dengan kantor lain. Jenis surat-suratnya pun beragam, sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip yang ada di Departemen Pertanian berbeda dengan arsip yang berada di Departemen Pendidikan. Arsip-arsip yang dikelola oleh rumah sakit juga berbeda dengan arsip yang dikelola oleh sekolah. Dirumah sakit misalnya arsip yang ada berkaitan dengan masalah penyakit, pasien, perawatan, dan sebagainya. Di sekolah arsipnya tentang siswa, kurikulum, nilai pelajaran dan sebagainya. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/ unit-unit kerja antara unit satu dengan yang lain juga tidak sama bidang kerjanya, ada yang menangani bidang keuangan, bidang kepegawaian, pemasaran dan sebagainya. Arsip-arsip bidang keuangan, bidang kepegawaian, sarana dan prasarana pada umumnya selalu ada pada setiap kantor, meskipun ruang lingkup pekerjaan utamanya berbeda.
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan dan digunakan.
2. Hemat tenaga dan peralatan.
3. Hemat waktu dan biaya.
4. Sederhana
5. Fleksibel dan mudah dikembangkan.
6. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.
Pada dasarnya semua sistem penyimpanan arsip itu sama baiknya. Akan tetapi tidak ada salahnya untuk memperhatikan hal-hal berikut ini sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan, antara lain sebagai berikut :
1. Sistem Abjad
Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria sebagai berikut :
a. Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai.
Contoh : Unit kerja kepegawaian.
b. Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan.
Contoh : perpustakaan, bank

2. Sistem Subjek
Sitem subjek cocok digunakan apabila :
a. Kantor/ instansi besar, baik dari sisi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaannya.
Kantor yang besar pada umumnya mempunyai ruang lingkup pekerjaan yang banyak, terdiri dari banyak masalah. Biasanya kantor yang besar pengelolaan arsipnya menggunakan sistem gabungan. Artinya pengelolaan arsip yang dilaksanaan oleh unit kerja masing-masing sesuai dengan kepentingannya, yang pada umumnya merupakan arsip aktif sedangkan pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan secara terpusat. Sehinggga arsip-arsip yang berada pada sentral arsip banyak berasal dari unit-unit kerja yang berbeda masalahnya.
b. Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu kantor/ instansi adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran.
Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipannya berarti semua surat baik aktif maupun inaktif dikelola oleh satu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat dengan aneka ragam permasalahan. Misalnya, ada arsip tentang bidang kepegawaian, keuangan, pemasaran dan sebagainya.
Tetapi jika menggunakan desentralisasi, sitem subjek kurang cocok karena setiap unit kerja menangani sendiri arsip-arsipnya, sedangkan arsip-arsip yang menyangkut bidang unit kerjanya saja. Misalnya, bagian kepegawaian tentu saja arsip-arsip yang dikelolanya adalah yang menyangkut bidang kepegawaian saja.

3. Sistem tanggal
Sistem tanggal cocok digunakan apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun dan sebagainya. Sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh : bagian keuangan.

4. Sistem Wilayah
Sistem wilayah cocok digunakan apabila :
a. Suatu perusahaan mempunyai kantor cabang diberbagai daerah.
Contoh : perusahaan transportasi dan Bank.
b. Suatu perusahaan mempunyai bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri.
Contoh : perusahaan ekspor-impor.
c. Suatu perusahaan mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas diseluruh saerah.
Contoh : kantor pos, jasa titipan kilat dan sebagainya.

5. Sistem Nomor
Sistem nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan surat-suratnya menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
Contoh :
1) Rumah sakit : Nomor Identitas Pasien
2) Kantor Pos : Nomor Kode Pos
3) Bank : Nomor Rekening
4) Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
5) PLN : Nomor Rekening Listrik
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor baik swasta maupun pemerintah yang menggabungkan sitem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal yang demikian tidak perlu menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat menbuat penyimpanan dan penemuan arsip kembali dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.
Contoh:
Sistem subjek digabungkan dengan sistem abjad.
1. Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.
2. Sitem subjek digabungkan dengan sistem tanggal.
3. Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek berdasarkan tanggal surat.
4. Sistem tanggal digabungkan dengan sistem abjad
Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama korespondensi.

Dari ulasan diatas dapat saya simpulkan bahwa kegiatan administrasi tanpa adanya sistem pengarsipan yang baik dan tanpa didukung dengan perlengkapan yang memadai maka hasilnya akan sia-sia. Ibarat masakan orang tanpa dibumbui maka masakan tersebut hasilnya juga akan hambar dan pemanfaatannya juga kurang bisa dimaksimalkan.

 

Jenis, Bahan, dan Alat Kearsipan

Filling Cabinet

Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

 

Lemari Arsip 

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

 

Folder 

Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

 

Guide card (tanda batas/sekat penunjuk)

Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

 

Map

Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter, hanging map (map gantung). Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

 

Rak Sortir

Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing

 

Kartu Indeks

Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

 

Postepel

sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

 

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

  1. Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  2. sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.  

 

Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain. Diposkan 25th January oleh yuni sintia

 

Komentar

Advertisement
File added : Sunday, October 9th 2016.
Category : Diklat
tags: ,

Related Post Materi Kearsipan Untuk Pegawai Negeri

December 28th
2016

Pesantren Miftahul Huda Batam Cetak Ustaz dan Ustazah

Diresmikan Ketum Hamida, KH Jaja Abdul Jabbar Oleh SUPRIZAL TANJUNG, Batam PESANTREN Miftahul Huda Saniah Mohamad Said, Cabang ke 1.289 Manonjaya Tasikmalaya, Jawa Barat
December 25th
2016

Desa Sebagai Kesatuan Masyarakat Hukum

Oleh: Lendy Wibowo Lendy Wibowo Kalibata, 18 Nopember 2015 Mendalami Desa tidak hanya pada aspek administratif membawa pemikiran pada persoalan kehidupan di Desa. Misal
January 9th
2017

DAKWAH SALAFIYAH, SUATU KEMESTIAN

Rosulullah صلى الله عليه وسلم bersabda: يُوشِكُ اْلأُمَمُ أَنْ تَدَاعَى عَلَيْكُمْ كَمَا تَدَاعَى الْأَكَلَةُ إِلَى قَصْعَتِهَا فَقَالَ قَائِلٌ وَمِنْ قِلَّةٍ نَحْنُ يَوْمَئِذٍ قَالَ بَلْ
December 27th
2016

EDARAN TAMBAHAN PENGHASILAN (TAMSIL) NON SERTIFIKASI

PENTING : EDARAN TAMBAHAN PENGHASILAN (TAMSIL) NON SERTIFIKASI MAKSIMAL BERKAS DI TERIMA DI UPK TANGGAL 15 SEPTEMBER 2016 (HARI KAMIS) HARAP PERHATIKAN FORMAT BARU
December 27th
2016

Modul Pelatihan Setrawan 2015

Tim Pelatihan Masyarakat: Ibe Karyanto, Roni Budi Sulistyo, Haris Santanu   Pelatihan Setrawan Modul Pelatihan Setrawan Program Pendampingan Desa dalam rangka fasilitasi implementasi Undang-Undang