Sebuah Catatan Sederhana Bentuk Perhatian dari Seorang Insan untuk Pegawai Negeri

Home » Diklat » Materi Diklat Pengelolaan Surat Menyurat
Advertisement

mailSurat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Kerugian-kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik : 1. Surat dan informasinya bisa hilang 2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata 3. Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat dari adanya penanganan surat :

1. Surat akan tercatat dengan baik 2. Prosedur penanganan surat jelass 3. Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah untuk ditemukan 4. Rahasia akan terjaga Pola Penanganan Surat : Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat. Pola Desentralisasi dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor

Perlengkapan Penanganan surat masuk:

1. Baki Surat (Tray) 2. Buku Agenda Surat masuk 3. Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia 4. Secreaties Desk File 5. Alat tulis 6. Kertas dan Amplop 7. Alat Pembuka Surat 8. Stempel 9. Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern 10. Lembar Disposisi

Soal Soal Mail Handling

Butir Soal : Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar ! 1. Sebutkan pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar ! 2. Identifikasikan/sebutkan kerugian-kerugian bila suarat tidak ditangani ! 3. Identifikasikan/sebutkan manfaat penanganan surat ! 4. Jelaskan pola penanganan surat yang kamu ketahui ! 5. Identifikasikan/ sebutkan perlengkapan penanganan surat ! Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda adalah sebaagi berikut : 1.Penerimaan Surat : – Mengumpulkan dan menghitung surat masuk – Meneliti ketepatan alamat 2.Penyortiran Surat : – Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat pribadi 3.Pencatatan surat – Membaca surat (dinas, biasa, penting) – Memeriksa lampiran-lampiran – Membubuhkan Sampel Agenda – Mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk 4.Pengarahan Surat Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

Pengurusan Surat Masuk sistem Kartu Kendali

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting a. Penerimaan surat b. Pencatatan surat c. Pengarahan atau pengendalian surat d. Penyampaian surat ke unit pengolah e. Penyimpanan atau penataan arsip 2. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa a. Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2 b. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya c. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat. 3. Pengurusan Surat Masuk Rahasia a. Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat b. Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat c. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah d. Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2 e. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

1. Pembuatan Konsep Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten 2. Persetujuan konsep Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep 3. Pencatatan Surat Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat 4. Pengetikan konsep surat Diketik dengan tembusannya 5. Pemeriksaan Pengetikan 6. Penandatanganan Surat Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang 7. Pemberian Cap Dinas Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak 8. Melipat Surat Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul 9. Penyampulan Surat Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul Smpul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah 10. Pengiriman Surat Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern 11. Penyimpanan Surat Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad, subjek, tanggal, wilayah, dan

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi Buku Ekspedisi ada dua macam,

yaitu : 1. Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri 2. Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut : 1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju 2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui kurir atau pos 3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan 4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik 5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy Kelemahan dari kegiatan surat menyurat liwat e-mail, antara lain sebagai berikut : 1. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet 2. Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti fasilitas internet 3. Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lambat 4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus 5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi

Pengelolaan dan Pengiriman Surat melalui E-mail :

1. Masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan , yaitu : Mail, Messenger, Puzzles, dan lain-lain 2. Pilihlah Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail 3. Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo 4. Pilihlah menu sesuai kebutuhan seperti : – Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda – Draft, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum dikirim ke e-mail orang lain – Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain – Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak – Trash, informasi tentang penelusuran dari e-mail yang yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk Juga terdapat beberapa tab menu sebagai berikut : a. Delete, digunakan untuk menghapus e-mail yang sudah lama, tidak dipergunakan lagi/e-mail yang tidak jelas asal- usulnya b. Reply, digunakan bila ingin membalas e-mail yang masuk, baik secara perseorangan maupun kelompok c. Forward, digunakan bila ingin meneruskan kiriman e-mail yang masuk ke e-mail orang lain d. Spam, digunakan untuk memberitahukan tentang e-mail yang masuk dalam bentuk spam/e-mail kemungkinan ditumpangi virus e. Move, digunakan untuk memindahkan e-mail tertentu ke dalam folder tertentu f. Print, digunakan jika ingin mencetak isi dari e-mail g. More Action, digunakan jika ingin melakukan perintah lain dari e-mail dari berbagai kondisi h. View, digunakan untuk melihat secara lengkap e-mail yang sedang dibaca Cara membuat dan mengirim e-mail dengan menggunakan fasilitas yang ada pada yahoo : a. E-mail Message, digunakan juka ingin mengetikkan sebuah e-mail (compose) b. Chat, digunakan jika ingin menggunakan fasilitas chatting dengan menggunakan yahoo seperti chatting dengan menggunakan Yahoo massenger (YM) c. Text Message (SMS), digunakan jika ingin menggunakan fasilitas dalam bentuk SMS (Short Message Service) layaknya telepon genggam Saat akan menggetikkan sebuah e-mail, pilih Email Message lalu segera menggetikkan e-mail dalam text editor yang disediakan. Juga terdapar beberapa hal, seperti : a. To, digunakan untuk mengetikkan alamat e-mail yang dituju b. CC (Copy Carbon), digunkan untuk menggetikan alamat e-mail alternatif c. BCC (Blank Copy carbon), sama seperti CC, tetapi tidak ditampilkan di e-mail yang akan dikirimkan d. Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si penerima e-mail memahami dan mengerti e-mail yang diterimanya. Menu yang menjadi fasilitas di menu New Message, yaitu : a. Send, digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketik b. Attach, digunakan untuk menyertakan data/informasi dalam bentuk file word, exel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang telah ditentukan c. Save Draft, digunakan untuk menyimpan hasil pengetikan e-mail sementara sebelum dikirimkan, maksudnya jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian d. Spelling, digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketik dengan maksud memudahkan pengertian bagi si penerima e-mail e. Cancel, digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar ! 1. Sebutkan keuntungan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail ! 2. Sebutkan kelemahan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail ! 3. Tulislah langkah-langkah membuka e-mail ! 4. Tulislah langkah-langkah mengirim e-mail ! 5. Tulislah langkah-langkah melihat e-mail yang diterima !

Komentar

Advertisement
File added : Thursday, October 27th 2016.
Category : Diklat
tags: ,

Related Post Materi Diklat Pengelolaan Surat Menyurat

December 23rd
2016

10 Buku Pembangunan Desa Kementrian Desa, PDTT & Transmigrasi

Sebagai Kementerian baru, Kementerian Desa, PDT dan Transmigrasi berkomitmen meninggalkan cara lama dan memulai cara baru dalam pendampingan desa. Sebagaimana disebutkan dalam buku “Kewenangan
January 6th
2017

Bentuk Satpam yang Bersahabat namun Tegas

H Mayor, Direktur PT Sergap 17 Nama PT Sergap 17 sudah tidak asing lagi di Batam, dan Provinsi Kepri pada umumnya. Ribuan satuan pengaman-nya
January 9th
2017

10 Langkah Memberantas Korupsi

10 Langkah Memberantas Korupsi Denny Indrayana – Pengamat Hukum Tata Negara Jakarta, Korupsi harus diberantas hingga ke akar-akarnya. Korupsi adalah kejahatan luar biasa (extra
December 19th
2016

Undangan Pembekalan Peserta PLPG Unesa

Daftar Peserta Download dibawah ini : – daftar-peserta disdikkepeglmg Read more Komentar Related posts: Undangan Pembekalan Peserta PLPG UNESA dan UNIPA Gel 6 Undangan
October 11th
2016

Jenis Dokumen dan Pelestariannya

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 2. Dokumen merupakan hasil rekaman yang berisi informasi. Dalam pengertian sehari-hari dokumen diartikan